Die Ultimative Anleitung zur Registrierkassen- und Signaturpflicht


Registrierkasse 2017 Anleitung helloCash

Du hast bestimmt schon etwas zum Thema Registrierkassen und Registrierkassenpflicht gehört. Die Registrierkassenpflicht wurde eingeführt, um die Wettbewerbsgleichheit zwischen den verschiedenen Unternehmen zu gewährleisten und die Schwarzumsätze zu bekämpfen. Eine Registrierkasse darf ab 2017 keine Möglichkeiten mehr bieten, etwas zu manipulieren. Hierzu ist eine eigene technische Sicherheitseinrichtung zu verwenden. Knapp 100.000 Kleinunternehmer in Österreich sind betroffen.

Wir erklären dir in diesem ausführlichen Blogbeitrag alles, was du diesbezüglich wissen musst.

 

1.       Bin ich von der Registrierkassenpflicht betroffen?

Die Pflicht, eine Registrierkasse zu führen gilt für alle Unternehmer, die einen Jahresumsatz von 15.000,- € Netto je Betrieb erzielen, sofern die Barumsätze 7.500 Euro netto je Betrieb im Jahr überschreiten.

1.1      Gibt es auch Ausnahmen?

Ja, nicht jedes Unternehmen benötigt eine Registrierkasse, ausgenommen sind Unternehmen die von der Kalte-Hände-Regel betroffen sind.

Die sogenannte Kalte-Hände-Regel betrifft alle kleinen Unternehmen, die unterhalb des jährlichen Grenzbetrages von 30.000€ beim Nettoumsatz liegen und ihre Umsätze vorwiegend auf öffentlichen Plätzen und Straßen oder beim Kunden zu Hause erwirtschaften. Das sind zum Beispiel Friseure, Masseure, mobile Marktstandbesitzer oder Therapeuten und Hebammen, die überwiegend unterwegs Umsätze erzielen und ihre Kunden nicht in festen Geschäftsräumen empfangen. Liegt der Umsatz allerdings über der 30.000 Euro-Grenze sind auch diese Berufsgruppen verpflichtet, ihre Umsätze in eine Registrierkasse einzugeben. Eine gute Möglichkeit sind hier mobile Registrierkassen, die zum Beispiel auf dem Smartphone oder Tablet bedient werden können. In Verbindung mit einem mobilen, handlichen Drucker können hier auch Belege unterwegs direkt beim Kunden ausgestellt werden. Alternativ können die Umsätze aber auch per Hand aufgezeichnet werden, zum Beispiel als Papierbeleg mit einer Rechnung mit fortlaufender Nummerierung. Später werden diese dann in ein Kassensystem, zum Beispiel im Büro, eingegeben. Diese Methode ist natürlich deutlich aufwendiger, als alle Umsätze gleich in eine mobile Registrierkasse ein zu pflegen.

Weitere Ausnahmen gelten für eingetragene Vereine, politische Parteien und Körperschaften öffentlichen Rechts (siehe hierzu Punkt 5.).

 

1.2      Was, wenn ich meine Leistungen außerhalb meines Betriebes erbringe? Muss ich meine Registrierkasse mitnehmen?

Auch hier gibt es Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze. Das sind die so genannte „mobilen Gruppen“. Das sind jene Unternehmen, die ihre Leistungen nicht in deren Betriebsstätte, sondern außerhalb erbringen. Dazu zählen Reiseleiter und (Tier-) Ärzte. Bei solchen Berufen wäre es äußerst schwierig, immer die ganze Kasse mitzuschleppen. Diese können einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift nachträglich erfassen.

Benötige ich ein Zertifikat?

Ja, ein Zertifikat zu erwerben ist gesetzlich erforderlich. Dieses kann und muss direkt in helloCash erworben werden. Die Bezahlung ist per Bank oder Kreditkarte möglich.

2.      Was für neue Belegarten gibt es? Was muss ein Beleg enthalten?

Im Rahmen der Signaturpflicht gibt es neue Belegarten, diese sind:

2.1      Der Startbeleg

Ein Startbeleg ist ein spezieller Beleg, der ein Nullbeleg ist. Dieser Beleg ist der erste Beleg nach der Umstellung einer Registrierkasse auf die Registrierkassensicherheitsverordnung. Wichtig: Der Startbeleg ist nur einmal bei der Inbetriebnahme der Registrierkasse zu erstellen. Der Startbeleg muss an FinanzOnline übermittelt werden. Dabei wird dieser geprüft und wenn die Prüfung erfolgreich war, kann die Registrierkasse in Betrieb genommen werden. helloCash übernimmt diesen Prozess für dich automatisch und erstellt und prüft den Startbelegt für dich, wenn du die Signatur startest.

2.2      Der Monatsbeleg

Der Monatsbeleg ist ein Beleg, der monatlich zu erstellen ist, wenn die Kasse in Betrieb war. Auch dieser Beleg ist ein sogenannter Nullbeleg. Das heißt, dass dieser Beleg wie ein üblicher Beleg aussieht, jedoch mit dem € Betrag “0” versehen sind.

Der Monatsbeleg wird bis inklusive Mai 2017 durch helloCash automatisch erstellt. Ab Juni 2017 ist der Monatsbeleg bei Nutzern der Gratis- und Mediumkassa manuell zu erstellen. Bei Nutzern der Premiumkassa wird dieser auch zukünftig automatisch erstellt werden.

2.3      Was muss der Beleg enthalten?

Wichtig ist, dass ab dem Eintritt der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) deine Belege auch die Uhrzeit der Belegerstellung, die Kassenidentifikationsnummer (Kassen-ID) und den maschinenlesbaren Code (z.B.: QR-Code) enthalten müssen.

Dein Bondrucker muss unbedingt in der Lage sein, einen digital signierten QR-Code zu drucken. Dieser Code beinhaltet eine Zeichenkette, die mittels APP ausgelesen werden kann. Enthalten sind hier die wichtigsten Beleginhalte, aber auch ein Hinweis auf den vorher ausgestellten Beleg sowie den verschlüsselt dargestellten Umsatzzähler. So entsteht eine Verkettung aller erstellter Belege, wodurch eine Manipulation ausgeschlossen werden kann.

Folgende Angaben müssen auf diesem Beleg zu finden sein:

  • Firmenname
  • Datum des Umsatzes
  • Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
  • Menge und Produktbezeichnung
  • Betrag
  • Bei elektronischen Kassen zusätzlich: Datum und Uhrzeit, Kassenidentifikationsnummer, Barbetrag (aufgeteilt nach den verschiedenen Steuersätzen), maschinenlesbarer Code

Hier findest du einen Beispielbeleg, wie dieser bei helloCash aussieht:

Beispiel- Beleg helloCash

Beispiel- Beleg helloCash

 

2.4      Belegcheck-App des Finanzministeriums

Du kannst diese Belege mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums prüfen.

Das Finanzministerium stellt dir eine kostenlose APP zur Verfügung, mit welcher du alle Belege kostenlos auf Gesetzeskonformität prüfen kannst. Bevor du die APP verwenden kannst, musst du dir in deinem FinanzOnline-Bereich einen eigenen Authorisierungs-Code ausstellen lassen. Bitte bedenke – du kannst immer nur deine eigenen Belege prüfen! Wenn alles in Ordnung ist, dann erhältst du diese Meldung nach der Überprüfung:

 

2.5      Was ist das Datenerfassungsprotokoll?

Jede Registrierkasse, die der RKSV entspricht, muss eine Funktion bieten, bei der du regelmäßig das Datenerfassungsprotokoll exportieren kannst. Dieses musst du auf einem unveränderlichen Medium speichern. Wichtig ist, dass das Datenerfassungsprotokoll nach deinem Download von dir unveränderlich ein Mal pro Quartal gespeichert werden muss.

Sobald du signierst, gibt es ein 2. Datenerfassungsprotokoll, dieses findest du im Punkt „Signatur“ bei helloCash.

 

3.      Welche Strafen drohen dir nun bei Fehlern im Rahmen der Signaturpflicht?

Hier musst du u.a. zwischen den folgenden Fehlern/Verstößen unterscheiden:

  • Manipulation von Aufzeichnungssystemen
  • Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht
  • Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht

Abhängig davon fallen unterschiedliche Strafen an:

3.1      Das passiert, wenn du Aufzeichnungssysteme manipulierst:

„… wenn du Daten (Aufzeichnungen, Bücher, Aufzeichnungssysteme etc.) manipulierst, dann kann das mit einer Strafe von bis zu € 25.000 geahndet werden…“ – vergleiche dazu den Erlass zur Registrierkassenpflicht, Punkt 7.0 Sanktionen“

3.2      Das passiert, wenn du gegen die Registrierkassenpflicht verstößt:

Dies ist ein komplexer Sachverhalt; es kann aber sein, dass zusätzlich zu einer Geldstrafe auch deine Besteuerungsgrundlage durch die Abgabenbehörde geschätzt wird. Vergleiche dazu ebenso den Erlass zur Registrierkassenpflicht.

Bitte bedenke, dass dieser Blogbeitrag eine steuerliche Beratung nicht ersetzt. Für steuerliche und rechtliche Auskünfte, wende dich bitte immer an den Steuerberater deines Vertrauens.

 

4.       Wie viel muss für eine Kasse investiert werden?

Eine Registrierkasse ist keine günstige Anschaffung, auch wenn sie nicht so teuer wie manche anderen Dinge oder spezielle Maschinen ist. Gerade Gewerbetreibende und Geschäftsfilialen werden wahrscheinlich keine Probleme mit den Kosten einer Registrierkasse haben. Für kleinere Läden kann der Kauf allerdings recht teuer werden, wobei die in den nächsten Jahren anstehenden Kosten einer Aufrüstung der Registrierkasse noch höher werden könnten. Für eine gewöhnliche Registrierkasse muss mit einem Preis von rund 1.000 Euro netto gerechnet werden, es gibt aber auch Modelle mit erweitertem Funktionsumfang, die deutlich darüber liegen. Zudem fallen noch die Kosten der Beschaffung, eventuelle Softwarekosten und die Einarbeitungszeit an. Immerhin lassen sich 200 Euro per Jahresausgleich geltend machen, sodass Gewerbetreibende etwas von ihrem Geld wiedersehen und die Kosten der Registrierkasse senken können.

Die Registrierkasse von helloCash gibt es bereits ab 0€/Monat.

 

5.       Besondere Organisationsgruppen

5.1      Vereine, Körperschaften öffentlichen Rechts, politische Parteien

Für Vereine und Körperschaften öffentlichen Rechts gelten ebenfalls Ausnahmen, zum Beispiel für Festlichkeiten, die in einem Umfang von bis zu 72 Stunden pro Jahr von der Registrierkassenpflicht ausgenommen sind.

Politische Parteien unterliegen ebenfalls nicht der Registrierkassenpflicht. Deren Feste dürfen allerdings das ortsübliche Ausmaß sowie einen maximalen Jahresumsatz von 15.000 Euro nicht überschreiten. Die erwirtschafteten Gewinne müssen zudem entweder für parteipolitische oder gemeinnützige Zwecke verwendet werden.

Für Vereinskantinen, zum Beispiel von Sportvereinen, gilt ebenfalls keine Registrierkassenpflicht, sofern diese unterhalb der Umsatzgrenze von 30.000 Euro bleiben und an maximal 52 Tagen pro Jahr geöffnet haben.

Ebenfalls ausgenommen von der Registrierkassenpflicht sind alle Ski- und Berghüttenbetreiber, sofern hier die 30.000 Euro-Grenze beim jährlichen Umsatz nicht überschritten wird.

5.2      Weitere Ausnahmen

  • Umsätze im Freien
  • Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste)
  • Online-Shop
  • Umsätze in Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr
  • Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
  • Burschenschankumsätze soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei 30.000 Euro netto nicht überschreiten
  • Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)
  • Fahrausweisautomaten

 

6.      Weiterführende Informationen

Weitere Informationen, beispielsweise wie die deine Registrierkasse bei FinanzOnline registriert, findest du in unserem Handbuch zur Registrierkassenverordnung!

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