helloCash: die Registrierkasse | BLOG

Nach einem Erlass des Bundesministeriums für Finanzen von 2016 müssen Betriebe und Unternehmen RKSV-tauglich sein. Aber was bedeutet das? Was verbirgt sich hinter dieser Verordnung und wer ist davon betroffen? 

Die sogenannte Registrierkassenverordnung, RKSV abgekürzt, ist eine landesweite Verordnung, die alle elektronischen Registrierkassen betrifft. Diese Verordnung soll mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung, der sogenannten TSE, dafür sorgen, dass Registrierkassen manipulationssicher sind. Daten werden ans Finanzamt übermittelt, ein Datenerfassungsprotokoll wird erstellt und sogar für den eventuellen Ausfall der Kasse ist klar definiert, wie verfahren werden soll. Dazu gibt es Einiges zu wissen. Der folgende Artikel informiert dich über alles Wichtige.

Wer braucht in Österreich eine Registrierkasse?

Für sämtliche Bareinnahmen von Unternehmen gilt in Österreich seit 2016 die sogenannte Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Durch diese sind Betriebe zum Einsatz einer Registrierkasse verpflichtet, sobald ihr Jahresumsatz den Betrag von 15.000 € überschreitet. Gleiches gilt für Bareinnahmen mit einem Minimum von 7.500 €. Einige Arten von Unternehmen sowie bestimmte Umsätze sind allerdings davon ausgenommen.

Dies alles ist seit dem 01. April 2017 als Schutz vor Manipulation für entsprechenden Betriebe und Unternehmen verpflichtend.

Sobald beide Umsatzgrenzen überschritten wurden, ist der Unternehmer verpflichtet, ab dem folgenden Monat nach seiner Voranmeldefrist der Umsatzsteuer eine geeignete Registrierkasse zu verwenden.

Was ist ein Barumsatz? – RKSV

Wenn ein Umsatz mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte oder einer ähnlichen Bezahlform (beispielsweise mit dem Mobiltelefon oder mit Prepaid-Karten) im Betrieb oder Unternehmen vor Ort getätigt wird, zählt dieser als Barumsatz. Dazu sind auch Gutscheine, Bons und ähnliches zu rechnen. Ausgenommen sind allerdings Verrechnungs- sowie Orderschecks, die Bezahlung per Online-Banking, der Bezahldienst PayPal oder die Nutzung des Einzugsverfahrens. Auch sind Kartenzahlungen, die nicht vor Ort und sprich im Beisein des Unternehmers stattfinden, davon ausgenommen und zählen somit nicht als Barumsatz.

Wichtig zu beachten ist: Zahlungen wie beispielsweise Raten-, Rest- oder Anzahlungen gehören zur Gruppe der Barzahlungen und sind in die Umsatzgrenze vom 7.500 € mit einzubeziehen.

Was muss ein Kassenbuch enthalten?

Alle Bargeldbewegungen eines Betriebes oder Unternehmens bilden detailliert sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die in deinem Unternehmen bar vorgenommen werden. Somit hat es die gleiche Funktion wie ein Auszug deines Kontos. Es zählt zu den steuerlich relevanten Dokumenten deiner Buchhaltung. Daher greift die Pflicht zur Archivierung von 10 Jahren.

Folgende Angaben sind verpflichtend zu vermerken:

• Netto- sowie Bruttobetrag
• Steuersatz
• Verwendungszweck und Text der Buchung
• Eintragsdatum
• Buchungsart der Bargeldbewegung (Soll oder Haben)
• Währung
• Aktueller Stand der Kasse

Was ist die digitale Signatur? – RKSV

Es gibt verschiedene Formen von elektronischen Signaturen. Diese sind rechtlich durch die europäische eIDAS-Verordnung (Verordnung der Europäischen Union zu elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs– und Vertrauensdiensten) festgelegt. Definiert sind diese durch drei unterschiedliche Arten und erfüllen klar benannte Anforderungen. Man unterscheidet zwischen 

• einfacher oder allgemeiner elektronischer Signatur
• fortgeschrittener elektronischer Signatur
• qualifizierter elektronischer Signatur

Wie der Name schon verrät, wird das Erfüllen höchster Anforderungen von der qualifizierten elektronischen Signatur erwartet, im Vergleich zur einfachen. Diese hat durch ihre Einfachheit daher keine Beweiskraft. Das sollte beachtet werden und ist im Alltag nicht unerheblich. 

Um ein Beispiel zu nennen: 

Der Name des Verfassers einer E-Mail ist eine einfache elektronische Signatur, wobei bei einer fortgeschrittenen der Unterzeichner zweifelsfrei identifiziert werden kann. Die Beweispflicht der Echtheit einer elektronischen Signatur ist immer auf der Seite des Anzweifelnden. Ein Beweis muss somit von diesem erbracht werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur fußt auf einem Zertifikat, wurde mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt und ersetzt rechtlich eine Unterschrift auf Papier. 

Wir von helloCash unterstützen dich natürlich sehr gerne bei der Signatureinrichtung. 

FinanzOnline – Alle Informationen

Als FinanzOnline wird im Zusammenhang mit der RKSV ein elektronisches Verfahren der Datenübertragung mithilfe des Internets bezeichnet. 

Zum Beispiel können sich Landwirte mit ihrem Lichtbildausweis beim Finanzamt anmelden und ihre Steuererklärung am Bildschirm ausgefüllt online an das Amt übertragen. Aufzurufen ist dies unter www.bmf.gv.at.

Sie erhalten eine Zugangskennung, Teilnehmer- und Benutzer-ID sowie eine PIN. So können sie ihre Daten ändern, abfragen oder Rückzahlungsanträge stellen. Gleiches gilt für die Bescheid-Übermittlung.

Registrierkassenpflicht und Signatur – Das Wichtigste in Kürze

Seit dem 01. April 2017 haben Registrierkassen als erforderlichen Manipulationsschutz mit einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet zu sein. 

Falls bereits eine Registrierkasse vorhanden sein sollte, muss diese laut RKSV nachträglich mit dieser Einrichtung versehen werden. Gleiches gilt für Geräte, die nach diesem Datum angeschafft wurden. 

Diese elektronischen Registrierkassen haben folgende Eigenschaften zu erfüllen:

• Möglichkeit der Erstellung eines Datenerfassungsprotokolls
• Vorhandensein eines Druckers oder einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
• Besitz einer Kassenidentifikationsnummer und des Verschlüsselungsalgorithmus AES 256

Was macht ein Kassenprüfer?

Die Aufgaben eines Kassenprüfers finden Einsatz in bargeldintensiven Betrieben und Unternehmen, in Parteien, Vereinen oder auch in Kirchengemeinden.

Gedacht ist die Kassenprüfung besonders für bargeldintensive Betriebe wie Kreditinstitute, dem Einzelhandel oder der Gastronomie bzw. Hotellerie. Der Kassenbestand ändert sich hier mehrmals täglich sehr stark. Daher ist in diesen Fällen mit einer höheren Fehlerquote zu rechnen. Im Sinne einer an dieser Stelle wichtigen Aufgabentrennung sind die Tätigkeiten von Kassierer und Kassenprüfer getrennt. Dies gilt besonders in Vereinen. Dort sollte wegen eines möglichen Interessenkonfliktes der Kassenprüfer keinerlei weitere Aufgaben erfüllen.

Im Vergleich dazu übernimmt in gewerblichen Unternehmen der Kassenprüfer Aufgaben wie die Prüfung des Tagesbestandes der Kasse, des Kassenbuches und deren Abgleich als Kassenprüfung. Sämtliche Ein- und Auszahlungsbelege werden mit den Angaben des Kassenbuchs verglichen. Eine Prüfung findet auch hinsichtlich von Kartenzahlungen und anderen bargeldlosen Zahlungsverkehren, wie Schecks und Gutscheinen, statt. Auch hier soll eine Sichtung der Kassenvorgänge durch mehrere Personen einen regulären Ablauf garantieren und somit etwa Diebstahl verhindern.

Der Kassenprüfer überprüft in einem Verein die Tätigkeiten des Vorstandes wie auch des Kassenwartes. Auch ein Schatzmeister ist in diesem Sinne einer Überprüfung durch den Kassenprüfer unterzogen. 

Generell ist eine Prüfung der Kasse jedoch gesetzlich nicht vorgeschrieben. Du interessierst dich für das Thema Kassennachschau? Dann könnte dieser Beitrag etwas für dich sein: Kassennachschau – Checkliste und Vorbereitung

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_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Die sogenannte Kassennachschau, die im Jänner 2018 eingeführt wurde, hat ja bereits in vielen Betrieben stattfinden können. Viele Unternehmen kennen das Thema zwar, haben sich aber noch nicht weiter damit auseinandersetzen können. Entweder fehlte die Zeit oder die Notwendigkeit war (noch) nicht vorhanden. Viele Fragen sind offen und oftmals herrscht Unwissenheit und Unsicherheit. Diese können beispielsweise sein: Wer muss mit einer Kassennachschau rechnen? Welche Strafen drohen bei Unregelmäßigkeiten? Aber noch viel spannender ist die Frage: Kannst du dich als Unternehmer auf eine Kassennachschau vorbereiten? Und wenn ja, wie? Der folgende Artikel gibt dir Antworten auf die dringendsten Fragen.

Deine Checkliste für die Kassennachschau

Durch die vor einigen Jahren eingeführte Kassennachschau besucht das Finanzamt unangekündigt Betriebe, um folgendes zu prüfen:

1. Vorliegen einer Verfahrensdokumentation
2. Durchführung eines Kassenbestandes Soll/Ist-Abgleiches
3. Prüfung der Daten des Warenwirtschaftssystems
4. Prüfung sonstiger Organisationsunterlagen 

Wichtiges zur Kassennachschau:

• Der Prüfer kommt unangekündigt
• Eine Prüfung findet innerhalb der Geschäftszeiten statt
• Dieser prüft auch ohne die Anwesenheit des Geschäftsinhabers
• Ein Steuerberater hat auf die Prüfung keinen Einfluss
• Nach einer mangelhaften Kassenschau wird ohne weitere Anordnung direkt eine volle Betriebsprüfung folgen
• Barbetriebe wie Apotheken, Gastronomiebetriebe, Bäckereien etc. sind meist betroffen

Da durch die Kurzfristigkeit einer Prüfung ein Steuerberater nicht hinzugezogen werden kann, sind folgende Schritte sehr hilfreich:

• Wenn du selbst als Inhaber nicht vor Ort bist, bestimmst du im Vorfeld am besten einen Vertreter.
• Lasse dir den Dienstausweis des Prüfers zeigen. Sollte kein Dienstausweis vorgelegt werden, kannst du die Prüfung verweigern.
• Kontaktiere deinen Steuerberater am besten direkt telefonisch.
• Lasse dir bei der Mitnahme von Unterlagen dies vom Betriebsprüfer quittieren
• Du solltest dir ein Protokoll der durchgeführten Prüfung aushändigen lassen.

Bitte beachte auch: Übergib bei einer Kassennachschau ausschließlich folgende Unterlagen:

• Verfahrensdokumentation
• Kassenbuch / Kassenbericht des Vortages.
• Zwischenabschluss über alle Kassen 
• WAWI-Verkaufsdaten (keine Inventurdaten o.Ä.)
• Vorhandene Einrichtungsprotokolle, Programmierprotokolle, Protokolle über Programmänderungen, etc.
• Datensicherungskonzept Ihres WAWI-Herstellers

Kassennachschau: Rechtslage in Österreich

Im Gegensatz zu Deutschland gilt für Österreich seit dem 01.05.2016 eine allgemeine Registrierkassenpflicht. Das heißt, alle Barumsätze müssen durch ein elektronisches Kassensystem einzeln erfasst werden. In Österreich kann nicht selbst entschieden werden, eine offene Ladenkasse zu nutzen.

Kassennachschau: Was ist die Finanzpolizei?

Die österreichische Finanzpolizei als eigenständige Organisationseinheit hat die Aufgabe, gegen Steuerbetrug, Sozialbetrug und Zuwiderhandlungen mithilfe von arbeits-, arbeitsmarkt– und glücksspielrechtliche Bestimmungen vorzugehen. Sie trägt somit den geänderten steuerpolitisch und wirtschaftlich neuen Rahmenbedingungen Rechnung. 

Als bundesweite Einheit hat sie ebenfalls den Auftrag, für die Kontrolle von illegalen Beschäftigungen nach dem Ausländerbeschäftigungsgesetz sowie für Kontrollen nach dem Arbeitsvertragsrechtsanpassungsgesetz zu sorgen. Das Daten-, Informations- und Aufbereitungscenter gehört nun auch in deren Ressort.

Ein weiteres Ziel ist es auch, Reaktionsgeschwindigkeit und Effizienz zu steigern, wenn es zu Betrugsfällen kommt. Eine verbesserte Verfahrenstaktik und Flexibilität beim Ressourcen-Einsatz ist ebenfalls angestrebt. 

Fach- und Dienstaufsicht wurden unter gemeinsamer Leitung gestellt und zentriert. Ein interner juristischer Dienst sorgt für fachliche Unterstützung zu ordnungspolitischen Themen.

Was passiert bei einer Kassenprüfung?

Mit der am 01.01.2018 etablierten Kassenprüfung soll durch den Überraschungsbesuch eines Prüfers gegen die Manipulation der Kassen vorgegangen werden. Dieser steht unangemeldet vor der Tür und fordert Einsicht bzw. Herausgabe der Kassenbuchführung sowie Zugriff auf die Kasse. Es soll so den Unternehmern die Möglichkeit genommen werden, zur Beschönigung der Kasse direkt vor einer Prüfung in die Daten eingreifen zu können. 

Kassennachschau – Welche Konsequenzen drohen?

Konsequenzen drohen erst mal keine. Jedoch soll vor allem vor nachträglichen Manipulationen geschützt werden.

Betroffen von einer Kassennachschau sind steuerlich erfasste Betriebe in bargeldintensiven Branchen. Gemeint sind damit beispielsweise Bäckereien, Restaurants, Apotheken, Friseure, Diskotheken oder auch Metzgereien. Dabei spielt es keine Rolle, welche Art von Registrierkasse (elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse) zum Einsatz kommt. 

Zudem soll die Kassennachschau insbesondere in Unternehmen durchgeführt werden, bei denen sowieso eine Betriebsprüfung vorgesehen ist. Die Kassennachschau hat hier folgende Ziele:

• Vermeidung von nachträglichen Manipulationsmöglichkeiten: Ist eine Betriebsprüfung geplant, kommt es häufig vor, dass kurz vor Beginn der Prüfung die Kassenbuchführung zu eigenen Gunsten abgeändert wird. Diese Manipulationen sollen durch eine durchgeführte Kassennachschau unterbunden werden.

• Vorprüfung zum Risikomanagement: Wirft der Computer des Finanzamtes per Zufallsprinzip einen Prüfungsfall aus, kann eine Prüfung sehr gute Aufschlüsse darüber geben, ob sich eine Prüfung des Unternehmens lohnen würde. Endet die Kassennachschau ohne nennenswerte Ergebnisse, wird von einer Prüfung mit aller Wahrscheinlichkeit Abstand genommen.

Die Registrierkassenpflicht – Alle Informationen auf den Punkt gebracht

Seit 01.05.2016 gilt in Österreich die sogenannte Registrierkassenpflicht. Sie ist eine gesetzliche Regelung, die festlegt, dass alle Unternehmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur einzelnen Erfassung von Umsätzen in bar im Einsatz haben müssen. 

Diese Registrierkassenpflicht greift ab einem Jahresumsatz von 15.000 € netto, sowie wenn der Umsatz der Bareinnahmen inklusive Kreditkartenzahlungen und Gutscheinen etc. eine Höhe von 7.500 € übersteigt. Die Kassenverordnung hat als Ziel die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und nutzt dazu die Bargelderfassung als Mittel.

Im Jahr 2017 wurde die Kassenpflicht durch die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ergänzt.

Hier findest du im Folgenden ein paar gängige Fragen mit den dazugehörigen Antworten, die dir einen guten Überblick bieten:

Registrierkassenpflicht – Ab wann gilt sie?

Sie gilt seit Jänner 2016 und greift ab einem Umsatz von 15.000 € im Jahr und bei mindestens 7.500 € Bareinnahmen.

Gelten für Vereine Ausnahmen?

Ja, falls deren Veranstaltungen als kleines Vereinsfest insgesamt nicht länger als 3 Tage im Jahr dauern. Deren Planung muss von den Mitgliedern getragen werden. Dann ist der Verein davon ausgenommen; es sei denn, er verfolgt eine wirtschaftliche Aktivität und überschreitet die Umsatzgrenze.

Gibt es für sogenannte mobile Gruppen Ausnahmeregelungen?

Mobile Gruppen, wie beispielsweise Masseure, Friseure und Ärzte, die außerhalb ihrer Betriebsstätte Leistungen erbringen, sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen. Bei der Leistungserbringung selbst muss eine Beleg (Paragon) erstellt und die Durchschrift sofort danach in der Betriebsstätte in die Kasse aufgenommen werden. 

Was gilt für Kleinunternehmer?

Auch diese fallen seit 2016 unter die Registrierkassenpflicht, wenn sie mehr als 15.000 € Umsatz pro Jahr erwirtschaften. Hier gilt ebenfalls wieder der Rahmen einer 7.500 € Mindestbareinnahme.

Was bedeutet die Kalte-Hände-Regelung?

Diese gilt für Unternehmer, die auf öffentlichen Plätzen tätig sind und nicht über 30.000 € Umsatz im Jahr generieren. Sie sind sowohl von der Belegerteilungspflicht als auch von der Registrierkassenpflicht ausgenommen. 

Wer benötigt eine Registrierkasse?

Falls ein Unternehmen nicht unter die Kalte-Hände-Regelung fällt und mehr als 15.000 € Jahresumsatz erwirtschaftet, davon mindestens 7.500 € Bareinnahmen sind, muss es eine Registrierkasse verwenden.

Welches Gerät muss ich verwenden?

Eine Registrierkasse muss unter anderem folgende Funktionen anbieten können:

• Elektronisches Abspeichern von Eingaben
• Ausstellen von Belegen 
• Exportfunktion der Daten zum Finanzamt
• Aufdruck von benötigten Angaben auf den Belegen
• Funktion der Signaturerstellung, die den Bon mit einem QR-Code verknüpft

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_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

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